Gestion des groupes et réunions privées
Création des réunions privées
L'outil BBB permet au modérateur de créer des salles de réunions privées pour un travail en groupes.
Paramétrage
L'écran de paramétrage des groupes supplante l'écran principal de la salle virtuelle. Nous vous conseillons donc d'être au moins 2 modérateurs si vous souhaitez faire une session de travail de groupes.
Paramétrages à faire :
Nombre de réunion : nombre de groupes à créer.
La durée : à la fin de ce temps, tous les participants sont rebasculés dans la salle principale ou alors, vous pouvez modifier la durée et rallonger le temps.
Assigner au hasard : les participants sont tous répartis de manière aléatoire, y compris les modérateurs.
Nommer vos différentes réunions
Autoriser les participants à choisir une salle de réunion à rejoindre : pratique pour permettre aux modérateurs d'aller dans les différents groupes depuis la salle principale, ou si un participant n'est pas dans le bon groupe.
Peuplement des différents groupes : les participants "non attribués" resteront en salle principale. Si vous pré-déterminez les groupes, il vous faudra glisser-déposer le nom des participants dans les zones correspondant à chaque réunion.
Créer : en cliquant sur Créer, les réunions privées commencent instantanément.
Les réunions privées
Lorsque les salles de réunions privées sont créées, les participants sont "basculés" dans leur salle, ouvertes dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre (en fonction des paramétrages du navigateur).
Le nom de la réunion apparaît alors au début du titre de l'onglet et le nom de la réunion en haut de l'écran principal.
À l'arrivée dans la salle de réunion, les participants sont invités à "rejoindre l'audio" à nouveau. Le son est automatiquement coupé dans la salle principale.
Les participants peuvent connaître le temps restant pour le travail de groupe. Cependant, ce temps peut différer d'un participant à l'autre, en fonction de son arrivée dans la salle virtuelle.
À la fin de la durée paramétrée, l'onglet de la salle de groupe se ferme et les participants sont automatiquement basculés dans la salle principale. Il leur est une nouvelle fois demandé de rejoindre l'audio.
Si les notes partagées ou le chat doit être téléchargé, il faut veiller à la gestion du temps !
Conseil : Quelques recommandations
Prévoir un modérateur chargé de la création des groupes exclusivement : ce modérateur pourra rester en salle principale pour guider les participants en cas de problèmes ou pour rejoindre les différents groupes ;
Autoriser les participants à rejoindre les groupes permet plus d'autonomie et de pallier d'éventuels problèmes de groupes.
Bien prévenir les participants des conditions du travail de groupe :
bascule et durée de la session de groupes annoncées
possibilité ou non de rejoindre un autre groupe (depuis la salle principale)
ouverture d'un nouvel onglet ou nouvelle fenêtre
nécessité de "rejoindre l'audio" à nouveau
1 à 2 minutes avant la fin, bien télécharger les notes et/ou le chat si besoin
prévenir les participants du retour en salle principale
En cas de problème lors des sessions de groupe, il est recommandé de rappeler aux participants de se reconnecter avec le lien de départ et de permettre aux participants de rejoindre une salle en autonomie.
Exemple : Rejoindre un groupe
Le modérateur doit veiller à bien cocher la case "Autoriser les participants à choisir une salle de réunion à rejoindre".
Depuis la salle principale, le participant peut voir les salles de réunions dans le panneau de gauche
Le participant peut ensuite choisir le groupe à rejoindre. Le modérateur peut mettre fin à la session de groupes.
